Fiche métier : secrétaire administratif

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En quoi consiste le métier de secrétaire administratif ?

Le métier de secrétaire administratif est intimement lié au service public. En effet, c'est au sein de l'administration publique que l'on trouve le plus important contingent de secrétaires administratifs. Ainsi au sein de l'Etat français, le métier est recensé comme étant de catégorie B, c'est-à-dire à cheval entre le personnel d'encadrement (catégorie A) et le personnel d'exécution (catégorie C).

Dans le secteur privé, le secrétaire administratif peut travailler pour tout type de structure : PME, grands groupes, associations....

Que ce soit en tant que fonctionnaire ou salarié, le secrétaire administratif effectue des missions très variées d'ordre administratives. Le métier est majoritairement féminin (aux alentours de 90% de femmes dans le secteur privé).

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Les missions du secrétaire administratif

Que ce soit dans le public ou le privé, le secrétaire gère l'organisation du service auquel il est rattaché. Il a une connaissance parfaite du fonctionnement de son service et aide le personnel d'encadrement à accomplir ses missions. Au quotidien, son travail consiste :

  • en des tâches de rédaction (courrier, circulaires, documents...).
  • en des tâches d'organisation (gestion des agendas, organisation des déplacements et réunions...)
  • en des tâches de gestion (personnel, administratif...)

En fonction de la structure qui l'emploie, il peut également :

  • être chargé de l'accueil physique et téléphonique du public
  • procéder au classement et à l'archivage de documents
  • suivre des dossiers.

Les facettes du métier sont larges et les missions peuvent évoluer rapidement. Un secrétaire administratif peut ainsi avoir un rôle clé auprès d'un dirigeant/décisionnaire au quotidien, proche de celui d'un assistant de direction.

Les qualités requises pour devenir secrétaire administratif

Pour s'épanouir dans ce métier, le secrétaire administratif doit bien entendu être polyvalent et organisé. Il est également autonome et capable d'anticiper les besoins. Une certaine aisance avec les chiffres et la gestion est un plus. Il est bon communiquant.

Un secrétaire administratif est rigoureux. Ses qualités de rédaction sont au-dessus de la moyenne, tout comme ses connaissances des outils de bureautique. Il doit avoir d'excellentes qualités de synthèse. Enfin ses qualités relationnelles ne sont plus à démontrer afin d'entretenir de bons rapports avec l'ensemble du personnel.

Lorsqu'il est fonctionnaire, il représente son administration, il se doit donc d'être exemplaire en toutes circonstances.

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Le salaire d'un secrétaire administratif

Nous nous appuyons ici sur la grille indiciaire du service public, ainsi que sur les études de Cadre emploi.

Pour un secrétaire administratif, voici les différents échelons de rémunération :

  • Débutante : 1 626,05 € brut
  • 10 ans d'expérience : 1 865,04 € brut
  • 20 ans d'expérience : 2 150,89 € brut
  • 30 ans d'expérience : 2 478,91 € brut

Il n'existe ainsi pas de différences nettes de rémunération entre le service public et privé.

Dans le service public, en sus de son salaire, le secrétaire administratif perçoit différentes primes et indemnités qui peuvent augmenter significativement sa rémunération. En savoir plus sur les primes des fonctionnaires.

L'Etat français, le premier recruteur de secrétaires administratifs

Le service public français est le plus important recruteur de secrétaires administratifs. Tous les ministères et échelons de l'Etat ont besoin de secrétaires : collèges, universités, rectorats, mairies, régions, ministères... autant de lieux où il peut exercer.

L'accès aux postes de secrétaires administratifs se fait via le passage d'un concours de catégorie B : celui de secrétaire administratif ou de secrétaire administratif de l'éducation nationale (SAENES). Les concours sont généralement organisés par le ministère de l’Éducation nationale pour l’ensemble des ministères. C'est au moment de son inscription, que le candidat choisit dans quel ministère il souhaite postuler.

Les possibilités d'évolution au sein de la puissance publique sont nombreuses et variées, en particulier grâce aux changements de service. La capacité d'évolution d'un secrétaire administratif dépendra de sa faculté à se former et à acquérir de nouvelles compétences. Il peut devenir attaché (catégorie A) sur concours interne.

Quelle formation faut-il faire pour devenir secrétaire administratif ?

Pour le secteur privé, il existe de nombreuses formations qui permettent d'obtenir un poste de secrétaire administratif : BTS secrétariat, titre professionnel de secrétaire comptable. Il n'y a pas de voie unique. Plusieurs diplômes sont appréciés par les entreprises (liste non exhaustive) :

Le bac professionnel Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (AGOrA)

Le Bac pro AGOrA, qui remplace l'ancien bac pro gestion administration, entend préparer les futurs lauréats aux différentes fonctions administratives de l'entreprise :

  • relation client
  • suivi de production
  • administration du personnel

Consulter le référentiel de formation.

Le Bac technologique sciences et technologies de la gestion (STG)

Ce diplôme remplace l'ancien bac STT (sciences et technologies tertiaires).

Il propose quatre spécialités :

  • communication et gestion des ressources humaines
  • comptabilité et finance d'entreprise
  • marketing
  • gestion des systèmes d'information

Consulter le référentiel de formation.

Plusieurs diplôme de niveau Bac+2 sont également adaptés à la formation des secrétaires administratifs :

  • BTS comptabilité et gestion (CG)
  • BTS gestion de la PME
  • BTS support à l'action managériale
  • DUT gestion des entreprises et des administration (GEA) 
  • DUT gestion administrative et commerciale (GACO) 

Ces diplômes sont proposés en alternance. Ils permettent donc d'acquérir une expérience significative et de trouver un poste de secrétaire administratif dès la sortie d'études.

Les formations professionnelles de secrétaire

De nombreux instituts et centres proposent des formations de secrétaire administratif. Il peut s'agir de formations diplomantes d'un niveau CAP/BEP, de formations certifiantes ou non. Attention au statut de l'école et à la reconnaissance du titre obtenu avant de s'engager. Il ne faut pas hésiter à se renseigner en amont. 

Pour devenir secrétaire administratif au sein de l'Etat français, il faut vous inscrire puis réussir le concours de secrétaire administratif. Le concours externe est ouvert aux candidats titulaires d’un baccalauréat ou d’un titre ou diplôme classé au moins au niveau IV ou d’une qualification reconnue comme équivalente à l’un de ces titres ou diplômes. En revanche, avoir obtenu un des diplômes pré-cités sera un atout.

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Le concours de secrétaire administratif

On distingue deux types de concours :

  • Le concours externe dédié aux personnes n'étant pas encore fonctionnaires ou agents publics.
  • Le concours interne dédié aux personnes étant fonctionnaires ou agents publics.

Le concours externe se décompose en deux épreuves d'admissibilité et une épreuve d'admission :

  • Une épreuve de cas pratique à partir d'un dossier ne pouvant excéder 20 pages. Cette épreuve dure 3 heures et est coefficient 3.
  • Une épreuve constituée d'une série de six à neuf questions à réponse courte. Cette épreuve porte sur l'une des options suivantes : gestion des ressources humaines dans les organisations, comptabilité et finance, problèmes économiques et sociaux, enjeux de la France contemporaine et l'Union européenne. Cette épreuve dure 3 heures et est coefficient 2.
  • L'épreuve d'admission consiste en un oral divisé en deux parties. Dans un premier temps, le candidat doit répondre à une ou plusieurs questions portant sur un thème en rapport avec le rôle des administrations ou portant sur une politique publique. S'en suit alors un entretien de personnalité. Cette épreuve dure 50 minutes et est coefficient 4.

Le concours interne se décompose en deux épreuves :

  • Une épreuve d'admissibilité. Cette épreuve est la même que celle du cas pratique pour le concours externe.
  • Une épreuve d'admission. Le fonctionnement est le même que pour l'oral d'admission du concours externe.