Fiche métier : secrétaire administratif

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À l’image des entreprises classiques, les établissements publics ont besoin de personnels administratifs pour garantir le fonctionnement interne et externe des services. Le secrétaire administratif tient alors un rôle central dans l’organisation. Attention, ce métier est réglementé. Les postes à pourvoir sont attribués après un concours de la fonction publique. En quoi consiste l’emploi de secrétaire administratif ? Quel est le profil idéal pour occuper ce poste ? Comment devenir secrétaire administratif ? Quel niveau de salaire est atteignable ? Découvrez toutes les réponses à vos questions !

Qu’est-ce qu’un secrétaire administratif ?

Définition générale

Le métier de secrétaire administratif est lié au service public. En effet, c'est au sein de l'administration publique que les secrétaires administratifs exercent leurs fonctions. Les secrétaires administratifs sont recensés comme des fonctionnaires de catégorie B par l'État français. Autrement dit, ce métier est à cheval entre le personnel d'encadrement (catégorie A) et le personnel d'exécution (catégorie C).

Le secrétaire administratif est un intermédiaire indispensable entre les administrations et les usagers / clients. Par exemple, un secrétaire administratif peut exercer au sein d’une mairie. Dans cette hypothèse, il fait office d’interlocuteur privilégié pour les administrés, notamment en ce qui concerne leurs démarches. 

Secrétaire administratif ou secrétaire : quelles différences ?

Le secrétaire, au sens large du terme, est employé dans le secteur privé, par exemple dans des petites et Moyennes Entreprises (PME), des grands groupes ou encore des associations. En d’autres termes, il a le statut de salarié. Il est par exemple soumis aux règles du droit du travail sur le salariat (contrat aux 35 heures, respect du SMIC, etc.). 

À l’inverse, le secrétaire administratif est un fonctionnaire. Concrètement, il signe un contrat de travail avec une entité publique, qu’il s’agisse d’une administration centrale (Éducation nationale, ministère de la Justice, etc.) ou d’une collectivité territoriale (mairie, etc.). Son statut est spécifique. Par exemple, sa rémunération prend la forme d’un traitement, soumis à une grille indiciaire. Comme tout fonctionnaire, il bénéficie d’une garantie d’emploi, sans risque de licenciement économique. 

Malgré ces différences majeures, ces deux variantes du secrétariat restent globalement similaires. En effet, qu'il soit salarié ou fonctionnaire, le secrétaire effectue majoritairement des missions d'ordre administratif.

Secrétaire administratif : quelles missions ?

Selon son environnement de travail, le secrétaire administratif prend une place centrale ou dépend d’un service spécifique. Par exemple, dans la mairie d’une petite commune ou dans un lycée, le secrétaire administratif est souvent désigné pour gérer toutes les missions administratives. Au contraire, dans un ministère ou un établissement public de grande taille, plusieurs secrétaires administratifs sont employés et répartis dans des services différents (ressources humaines, service de paie, etc.).

Dans tous les cas, un secrétaire administratif prend part à l’organisation du service public. Il veille au bon fonctionnement interne du service auquel il est rattaché. Ce rôle induit alors une connaissance parfaite, à la fois du service, du personnel (postes, rôles, etc.) et des spécificités de son poste (démarches à effectuer, types de dossiers ou de documents, etc.). Le secrétaire aide aussi le personnel d'encadrement, notamment en le délestant de certaines missions. 

Le travail du secrétaire administratif au quotidien regroupe principalement les missions suivantes :

  • Rédiger des documents administratifs (courrier, circulaires, dossiers d’usagers, etc.)
  • Organiser les événements du service (déplacements professionnels, réunions, rendez-vous, présentations, etc.)
  • Gérer et assister le personnel, notamment avec la gestion des agendas et la transmission d’informations en interne
  • Accueillir le public, en physique (guichet, etc.) et à distance (appels téléphoniques, emails, etc.)
  • Classer et archiver les documents et ressources
  • Veiller au suivi des dossiers

Bien souvent, les facettes du métier se précisent davantage en fonction de la nature du poste. Les missions évoluent rapidement et concernent d’autres enjeux, comme la gestion financière ou informatique. 

Un secrétaire administratif atteint parfois un rôle clef auprès d'un responsable ou d’un décisionnaire, proche de celui d'un assistant de direction. Il est aussi possible de devenir chef d’une équipe et de coordonner les activités administratives. 

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Secrétaire administratif : quel profil type ?

Les qualités du secrétaire administratif

Il n’existe pas de profil idéal pour le secrétaire administratif. Les connaissances et les aptitudes se développent tout au long de la carrière. 

En revanche, cet emploi demande des qualités particulières, qu’il est possible d’acquérir avant même sa prise de poste. 

Par exemple, en tant que fonctionnaire, le secrétaire administratif représente son administration. En plus de se montrer exemplaire, il faut être impartial et faire preuve d’indépendance vis-à -vis des usagers.

En parallèle de cette indépendance, pour s'épanouir dans ce métier, un secrétaire administratif doit être :

  • Polyvalent, capable d’alterner entre plusieurs tâches au cours d’une même journée
  • Organisé, pour s’y retrouver parmi toutes les ressources et anticiper les besoins
  • Autonome, afin de gérer seul certaines missions
  • Ouvert, avoir un bon sens du relationnel et maîtriser les règles de communication
  • Rigoureux, notamment s’il manie des chiffres ou s’il faut tenir des échéances

Les compétences techniques du secrétaire administratif

En plus d’une aisance dans la gestion et l’organisation, le secrétaire administratif fait valoir des qualités rédactionnelles. Sa capacité de rédaction doit être au-dessus de la moyenne, avec un excellent esprit de synthèse et une maîtrise des règles d’orthographe et de grammaire.

Le secrétariat requiert également une bonne connaissance des logiciels bureautiques, par exemple pour le traitement de texte ou les powerpoints. Cela inclut aussi les outils collaboratifs, comme les messageries instantanées ou les logiciels de partage de données (Google Drive, etc.). 

Parfois, la maîtrise d’une langue étrangère est un réel avantage. L’anglais professionnel permet souvent d’élargir ses missions, par exemple en étant capable d’accueillir et de renseigner un public étranger. 

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Quel est le salaire d’un secrétaire administratif ?

En tant que fonctionnaire, le secrétaire administratif perçoit un traitement. Il s’agit d’une rémunération fixe et transparente, basée sur une grille indiciaire du service public. 

Le traitement évolue donc en fonction de l’ancienneté et du mérite professionnel. Au fur et à mesure de sa carrière, le secrétaire administratif gravit les échelons, pour augmenter sa rémunération.

Un secrétaire administratif touche donc les rémunérations suivantes, en fonction de son avancement : 

  • Entre 1 727 et 2 440 euros, en classe normale (brut mensuel)
  • Entre 1 760 et 2 590 euros, en classe supérieure (brut mensuel)
  • Entre 1 901 et 2 847 euros, en classe exceptionnelle (brut mensuel)

En plus du traitement de base, le secrétaire administratif perçoit également différentes primes et indemnités. Elles augmentent significativement la rémunération et le niveau de vie. En général, leur attribution dépend de facteurs spécifiques, par exemple l’ancienneté ou les conditions de travail (astreinte, travail en jours fériés, etc.). 

Pour en savoir plus sur la rémunération : Le salaire du secrétaire administratif

Devenir secrétaire administratif : comment faire ?

Le concours de secrétaire administratif

Le secrétaire administratif exerce une profession réglementée. Autrement dit, pour y accéder, plusieurs conditions doivent être remplies : 

  • Être de nationalité française ou ressortissant européen (Andorre, Suisse et Monaco compris)
  • Jouir de vos droits civiques, notamment le droit de vote
  • N’avoir fait l’objet d’aucune condamnation incompatible avec les fonctions exercées
  • Participer à la Journée Défense et Citoyenneté (JDC)
  • Être physiquement apte à l'exercice des fonctions

Le métier est réservé aux candidats ayant réussi le concours de recrutement de secrétaire administratif. Cette voie d’accès permet de sélectionner et retenir les personnes les plus aptes et conformes aux attentes de la profession.

Deux types de concours se distinguent au moment de votre inscription :

  • Le concours externe, dédié aux salariés du privé ou aux demandeurs d’emploi
  • Le concours interne, dédié aux fonctionnaires, militaires ou agents publics (contractuels ou titulaires) en activité

Pour participer au concours externe, il faut impérativement posséder un bac ou un diplôme de niveau équivalent (ou supérieur). 

À l’inverse, le concours interne exige quatre années effectives de services publics, en tant que fonctionnaire, militaire ou agent public.

Les épreuves varient également selon la nature du concours. Pour le concours externe, elles se décomposent en deux épreuves d'admissibilité et une épreuve d'admission :

  • Un cas pratique écrit, à partir d'un dossier de 20 pages maximum (trois heures, coefficient 3)
  • Une série de six à neuf questions à réponse courte, sur une option choisie par le candidat (gestion des ressources humaines dans les organisations / comptabilité et finance / problèmes économiques et sociaux / enjeux de la France contemporaine et l'Union européenne) (trois heures, coefficient 2)
  • Un oral d’admission, divisé en deux parties (50 minutes, coefficient 4) : 
    • Une ou plusieurs questions portant sur le rôle des administrations ou sur une politique publique
    • Un entretien de personnalité

Le concours interne se déroule quant à lui en deux épreuves :

  • Un cas pratique, similaire à celui du concours externe (épreuve d’admissibilité)
  • Un oral d’admission, similaire à celui du concours externe (épreuve d’admission)

Une voie alternative existe aussi pour les candidats à forte expérience professionnelle. Avec quatre ans (minimum) de services publics, il est possible de présenter le troisième concours. Dans ce cas, le candidat établit un dossier de Reconnaissances des Acquis de l’Expérience Professionnelle (RAEP) et passe un oral d’admission pour démontrer la connaissance et la maîtrise de compétences propres au poste visé. 

Quelles études faire avant de préparer le concours ?

Si vous tentez le concours externe de secrétaire administratif, de nombreuses formations permettent de s’inscrire au concours. En effet, la condition de diplôme ne concerne pas un diplôme spécifique mais bien le baccalauréat ou tout autre équivalence. 

De façon plutôt classique, vous pouvez vous présenter au concours avec un bac général, quelle que soit la spécialité que vous avez choisie au lycée (sciences, économie, mathématiques, littérature, etc.).

Cependant, certains bac pro ou techno préparent plus spécifiquement à des fonctions de secrétariat et d’administration.

Le bac professionnel Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités (AGOrA), qui remplace l'ancien bac pro gestion administration, prépare aux différentes fonctions administratives de l'entreprise, de la relation client au suivi de production, en passant par les techniques d’administration du personnel. 

Il est aussi possible d’opter pour un bac technologique Sciences et Technologies du Management de la Gestion (STMG). 

Ce diplôme propose quatre spécialités :

  • Communication et gestion des ressources humaines
  • Comptabilité et finance d'entreprise
  • Marketing
  • Gestion des systèmes d'information

Bien entendu, un diplôme d’études supérieures est aussi adapté et permet souvent d’être mieux préparé au concours, par exemple : 

  • Un Brevet de Technicien Supérieur (BTS) - Comptabilité et gestion
  • Un BTS - Gestion de la PME
  • Un BTS - Support à l'action managériale 
  • Un Bachelor Universitaire de Technologie (BUT) - Gestion des entreprises et des administration (GEA) 
  • Un BUT - Gestion administrative et commerciale (GACO) 
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FAQ : vos questions, nos réponses !

Faut-il suivre une préparation au concours de recrutement ?

Oui ! Même si une préparation est facultative pour passer le concours, cette étape est indispensable pour le réussir ! Des organismes de formation proposent des préparations au concours de secrétaire administratif. Pour faire le bon choix et éviter les mauvaises surprises, assurez-vous du statut de l'école (reconnaissance par l’État) et de la qualité du contenu pédagogique avant de vous engager. En d’autres termes, renseignez-vous en amont !

Par exemple, PrepAcademy est un organisme certifié et reconnu par l’État français (Qualiopi et Datadock), proposant des cours et des exercices complets pour réussir votre concours le jour-J !

Des études en alternance permettent-elles de réussir le concours ?

Oui et non ! L’alternance est une voie permettant de mettre en pratique ses enseignements théoriques lors de périodes travaillées en entreprise. L’élève acquiert donc une expérience significative et se prépare mieux aux épreuves. En revanche, l’alternance n’est pas une garantie de réussite. Il faut préparer votre concours avec des révisions poussées, demandant rigueur et sérieux. 

Pour en savoir plus : Comment trouver une alternance : notre guide pratique !

Dans quelle structure exercer en tant que secrétaire administratif ?

L’État français est le recruteur principal de secrétaires administratifs, en particulier via l’Éducation nationale. En réalité, tous les ministères et échelons du service public ont besoin de secrétaires. Les concours sont directement organisés par les ministères, en fonction des besoins. 

Ainsi, le secrétaire administratif exerce aussi bien au sein d’établissements scolaires (collèges, universités, lycées, etc.) que de structures territoriales, comme les rectorats, les mairies ou les régions. D’ailleurs, le métier de Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur (SAENES) permet de se spécialiser dans le domaine de l’éducation.

Des évolutions vers d’autres postes sont-elles possibles ?

Oui ! Les possibilités d'évolution au sein de la fonction publique sont nombreuses et variées. Ils s’effectuent souvent lors d’un changement de service. La capacité d'évolution d'un secrétaire administratif dépend notamment de sa faculté à se former et à acquérir de nouvelles compétences. Par exemple, il est possible de tenter un concours interne pour devenir attaché principal et relever de la catégorie A de la fonction publique.

 

Le métier de secrétaire administratif n’a désormais plus de secrets pour vous. De ses missions à son cadre de travail, en passant par les qualités humaines inhérentes à la profession : vous savez à quoi vous attendre ! Attention, pour atteindre ce poste, vous devez impérativement passer (et réussir) un concours de recrutement. Pour vous préparer au mieux, optez pour une préparation complète et personnalisée, comme celle de PrepAcademy. Nos professeurs vous accompagnent de A à Z vers la réussite au concours !

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