Fiche métier : SAENES - secrétaire administratif de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur

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Les métiers de l’administratif et du secrétariat se retrouvent dans de nombreux domaines. Le ministère de l’Éducation nationale et celui de l’Enseignement supérieur figurent parmi les recruteurs les plus actifs de secrétaires administratifs. Il s’agit plus exactement du poste de Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur (SAENES). Quelles sont les missions du SAENES ? Quelles différences avec un secrétaire administratif classique ? Comment accéder à ce poste ? On vous dit tout sur le SAENES !

Le SAENES : définition générale

Rappel : qu’est-ce qu’un secrétaire administratif ?

Le secrétaire administratif est un professionnel des tâches administratives. Il tient un rôle clef au sein de l’établissement qui l’emploie. D’ailleurs, l’emploi de secrétaire administratif se retrouve uniquement dans le secteur public. En effet, il possède le statut de fonctionnaire et accède à ces fonctions après un concours de recrutement de la fonction publique. Il relève de la catégorie B de la fonction publique, occupant un poste d’intermédiaire, entre le cadre (catégorie A) et le technicien (catégorie C).

Sa fonction principale consiste à organiser les relations internes et externes de la structure ou du service qui l’emploie, notamment en facilitant la communication et l’accès au service public. 

SAENES, secrétaire administratif, secrétaire du privé : quelles différences ?

Le secrétaire administratif et le SAENES sont des fonctionnaires d'État de catégorie B. Ils sont chargés de mener des missions d'ordre administratif, dans différents types de services (comptable, direction, logistique...).

Les deux sont recrutés sur concours, à la seule différence que le SAENES passe un concours organisé par l’Éducation nationale directement. Pour devenir secrétaire administratif, l’organisation du concours dépend le plus souvent du ministère dans lequel vous vous orientez (justice, culture, intérieur, etc.).

Le SAENES est spécialisé dans le domaine éducatif. Il exerce principalement dans des établissements scolaires (collèges, lycées, universités, etc.). Il est aussi possible d’être recruté par un organisme du ministère de l’Éducation, comme la Direction des Services Départementaux de l'Éducation Nationale (DSDEN) ou les rectorats. 

Dans ce cadre, et en fonction de son affectation, le SAENES bénéficie de jours de congés calqués sur ceux des enseignants. À l’inverse, le secrétaire administratif ne relève pas des mêmes conditions que le secteur de l’éducation. 

En prenant le sens large du terme, un secrétaire travaille dans la sphère privée, pour des entreprises, de la start-up aux grands groupes. Il effectue des missions quasi-identiques aux secrétaires administratifs et aux SAENES mais relève du salariat, avec le statut de salarié d’entreprise. Dans tous les cas, les métiers du salariat s'adressent à des professionnels rigoureux et organisés. 

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SAENES : rôle et missions propres

Par définition, un SAENES exerce un métier administratif. Les missions qui lui sont confiées sont souvent les mêmes que celles du secrétaire administratif, en particulier :  

  • L’organisation du service, surtout pour les ressources humaines, logistiques, financières, voire comptables
  • La rédaction de documents administratifs et techniques (courriers, circulaires, comptes-rendus, etc.)
  • La communication d’informations et de dossiers
  • L'animation d'équipe
  • La gestion des agendas (déplacements professionnels, réunions, rendez-vous, etc.)
  • L’accueil physique ou à distance (appels téléphoniques, emails, etc.)
  • Le classement et l'archivage de documents
  • Le suivi de dossiers

Le SAENES assure parfois des fonctions d'assistant de direction, par exemple auprès du chef d’établissement ou du responsable de service. 

En revanche, le poste de SAENES induit  une connaissance parfaite du système éducatif français. Concrètement, vous devenez un expert des enjeux administratifs de l’Éducation nationale. Il faut donc maîtriser le langage de ce secteur (différents cursus et diplômes, les documents administratifs nécessaires, les postes de vos collaborateurs, etc.).

Salaire : combien gagne un SAENES ?

En tant que fonctionnaire, le SAENES perçoit un traitement. C’est une rémunération réservée aux employés de la fonction publique, totalement transparente et fixe. En effet, le traitement se base sur une grille indiciaire, commune aux fonctionnaires. Elle dépend principalement de l’ancienneté et du mérite professionnel acquis au cours de la carrière. 

La rémunération du SAENES s’élève donc aux niveaux suivants : 

  • Entre 1 727 et 2 440 euros, en classe normale (en brut mensuel)
  • Entre 1 760 et 2 590 euros, en classe supérieure (en brut mensuel)
  • Entre 1 901 et 2 847 euros, en classe exceptionnelle (en brut mensuel)

En plus du salaire, le SAENES perçoit différentes primes et indemnités qui augmentent sa rémunération et son niveau de vie. Elles s’obtiennent selon de multiples circonstances, par exemple des conditions de travail spécifiques (astreinte, travail le week-end ou les jours fériés, etc.) ou encore l’ancienneté.

Pour en savoir plus sur la rémunération : Le salaire de secrétaire administratif

Devenir SAENES : le concours de recrutement

Pour devenir SAENES, il faut obligatoirement passer (et réussir) un concours de la fonction publique. Il permet de retenir les candidats les plus aptes et conformes aux attentes du poste. 

Pour vous inscrire au concours, vous devez avant tout respecter les conditions d’accès à la fonction publique, à savoir : 

  • Être de nationalité française ou ressortissant européen (Andorre, Suisse et Monaco compris)
  • Jouir de vos droits civiques, notamment le droit de vote
  • Ne pas avoir fait l’objet d’une condamnation incompatible avec les fonctions de SAENES
  • Avoir suivi la Journée Défense et Citoyenneté (JDC)
  • Être physiquement apte à l’exercice du métier 

Une fois ces exigences remplies, vous pouvez vous présenter au concours de recrutement. Deux types de concours se distinguent alors :

  • Le concours externe, réservé aux titulaires d’un baccalauréat ou un diplôme de niveau équivalent
  • Le concours interne, pour les fonctionnaires, militaires ou agents publics faisant état d’au moins quatre ans de services effectifs

Le concours externe se décompose en deux épreuves d'admissibilité et une épreuve d'admission :

  • Un cas pratique, à partir d'un dossier de 20 pages (trois heures, coefficient trois)
  • Une série de six à neuf questions à réponse courte, sur une option choisie par le candidat (gestion des ressources humaines dans les organisations / comptabilité et finance / problèmes économiques et sociaux / enjeux de la France contemporaine et l'Union européenne) (trois heures, coefficient deux)
  • Un oral, en deux parties (50 minutes, coefficient quatre) : 
    • Des questions sur le rôle des administrations ou sur une politique publique
    • Un entretien de personnalité 

Le concours interne est allégé et se déroule en seulement deux épreuves :

  • Un cas pratique, similaire au cas pratique du concours externe (épreuve d’admissibilité)
  • Un oral d’admission, similaire à l'oral d'admission du concours externe (épreuve d’admission)

Quelle que soit la voie empruntée, le concours de recrutement reste une étape difficile à appréhender sans se préparer. Pour mettre toutes les chances de votre côté, n'hésitez pas à vous faire accompagner lors de vos révisions. Chez PrepAcademy, bénéficiez de cours complets mais aussi d'une remise à niveau et de méthodes de révision efficace, comme des QCM ou des examens blancs corrigés : à vous de jouer !

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Les évolutions de carrière du SAENES

Le grade de SAENES de classe normale

Un secrétaire administratif démarre presque toujours au niveau classe normale (exception faite des candidats qui tentent directement le concours en classe supérieure). C’est l’échelon de base du métier, le plus bas. En général, il concerne les débutants. L’accès au concours de classe normale requiert uniquement un diplôme équivalent au bac

Ce niveau a pour avantage de garantir une évolution professionnelle rapide et simplifiée. Autrement dit, un débutant passe rapidement les échelons pour acquérir le niveau nécessaire au passage suivant :  la classe supérieure. En général, les SAENES demandent leur évolution au bout de quelques années, notamment pour toucher une rémunération plus élevée.

Le grade de SAENES de classe supérieure

Plusieurs voies permettent d’accéder au grade de classe supérieure : 

  • La promotion professionnelle, après inscription sur le tableau d’avancement
  • L’examen professionnel
  • Le concours de SAENES de classe supérieure

L’inscription sur le tableau d’avancement est conditionnée à un an d’exercice dans le 6ème échelon de SAENES de classe normale et de cinq ans de services effectifs. C’est une commission paritaire qui accepte (ou pas) la demande d’évolution. 

En ce qui concerne l’examen professionnel, le secrétaire administratif doit occuper pendant un an le 4ème échelon du grade de SAENES de classe normale et justifier d'au moins trois ans de services effectifs. 

Bien entendu, il faut réussir l'examen, composé des épreuves suivantes :

  • La rédaction d'une note ou d'une lettre administrative, à l'aide d'un dossier professionnel de 25 pages (trois heures, coefficient deux)
  • L’entretien avec un jury de sélection, sur la base du dossier de Reconnaissance des Acquis de l'Expérience Professionnelle (RAEP), pour évaluer les aptitudes et l’expérience du candidat (25 minutes, coefficient trois)

Enfin, le concours de SAENES de classe supérieure est accessible seulement aux personnes justifiant d’un diplôme au moins équivalent à un bac +2, comme un Brevet de Technicien Supérieur (BTS), ou aux fonctionnaires justifiant d’au moins quatre ans de services publics effectifs. 

Le grade de SAENES de classe exceptionnelle

Le grade de SAENES de classe exceptionnelle est le plus haut de la profession. Il donne accès aux niveaux de rémunération et de responsabilité les plus élevés. 

Il existe seulement deux voies pour atteindre ce grade : 

  • La promotion professionnelle, après inscription sur le tableau d’avancement
  • L’examen professionnel

L’inscription sur le tableau d’avancement est conditionnée à un an d’exercice dans le 7ème échelon de SAENES de classe supérieure et de cinq ans de services effectifs. Là encore, la commission paritaire a le dernier mot sur la demande d’avancement.

Pour réussir l’examen professionnel, le SAENES doit occuper pendant un an (minimum) le 6ème échelon de la classe supérieure et justifier d'au moins trois ans de services. 

La réussite à l’examen passe alors par les deux épreuves suivantes : 

  • L'examen du dossier de reconnaissance des acquis de l'expérience professionnelle (RAEP) par le jury (coefficient trois)
  • L’entretien oral avec le jury, pour apprécier les aptitudes, la motivation et les expériences du candidat (25 minutes, coefficient cinq)

 

Le métier de secrétaire administratif de l’Éducation nationale et de l’enseignement supérieur n’a plus de secrets pour vous. Ce professionnel est spécialisé dans le secteur de l’éducation, exerçant au sein d’établissements scolaires ou d’organismes relevant du ministère de l’éducation. Attention, pour devenir SAENES, il faut impérativement réussir un concours de recrutement exigeant. Mieux vaut le préparer avec sérieux et rigueur. Pour vous mettre dans les meilleures conditions, faites vous accompagner par les professeurs de PrepAcademy. Nos équipes sont à vos côtés pour vous donner les clefs de la réussite, avec un suivi personnalisé !

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