Tout savoir sur la formation de secrétaire administratif avec Pôle emploi

Vous souhaitez devenir secrétaire administratif et vous êtes demandeur d’emploi ? Parfois, trouver des informations claires et se préparer correctement est compliqué. Néanmoins, si vous êtes dans ce cas, un accompagnement Pôle emploi est envisageable. Il vous aide à trouver la préparation qui vous correspond. Quelles conditions donnent accès à une formation avec Pôle emploi ? Des financements sont-ils possibles ? Comment se déroule la formation ? Découvrez comment se former au métier de secrétaire administratif avec Pôle emploi !

La formation de secrétaire administratif avec Pôle emploi : c’est quoi ?

Au 1er trimestre 2022 (janvier - mars), plus de 347 000 demandeurs d’emploi sont entrés en formation avec Pôle emploi, soit une hausse de 82 % par rapport à 2019. L'objectif numéro un de Pôle emploi vise l’accès durable à l'emploi, avec des actions de formation.

Si vous êtes demandeur d’emploi, Pôle emploi détermine donc vos besoins de formation en fonction de votre projet professionnel. Le conseiller Pôle emploi est l'interlocuteur privilégié dans le cadre de vos démarches pour créer votre dossier de candidat à la formation. S'il valide ce projet de formation, le candidat peut alors passer à la phase suivante.

Que ce soit dans le secteur privé ou public, la profession de secrétaire séduit de plus en plus de personnes au chômage. D’ailleurs, Pôle emploi propose entre 4 800 et 5 000 formations de secrétaire, accessibles à différents niveaux d'études, en présentiel comme à distance. 

Le métier de secrétaire administratif s’inscrit complètement dans cette politique d’emploi. En effet, il s’agit d’un métier porteur. 

Cependant, il convient de faire une distinction au sein de la formation de secrétaire administratif. Ce terme renvoie à deux parcours différents aux objectifs distincts : 

• Devenir secrétaire administratif, c’est-à-dire fonctionnaire 
• Devenir secrétaire dans le secteur privé

Le demandeur d'emploi en formation a une obligation d'assiduité, que la formation se déroule en ligne ou à distance. Concernant le contenu et le déroulement des enseignements, il faut distinguer les deux types de formations.

La formation au métier de secrétaire administratif

S’orienter vers une formation plus générale de secrétaire permet de s’insérer dans le secteur privé. Le plus souvent, l’apprenant acquiert des compétences ou obtient un diplôme reconnu par les employeurs (BTS, titre professionnel, etc.), à l’issue de son apprentissage. 

Quel que soit le titre ou diplôme préparé, l'élève apprend des compétences en rédaction, en informatique, en communication ou encore en accueil. La plupart des formations proposent des périodes de stages d'observation et d'application. La progression se vérifie souvent par le biais du contrôle continu ou d'un examen final.

La préparation au concours de secrétaire administratif/SAENES

En suivant une formation de secrétaire administratif, vous optez en réalité pour une préparation au concours de recrutement de la fonction publique. Le but est de donner à l’élève les clés pour réussir des épreuves de sélection et devenir fonctionnaire d’État (ou territorial). 

Les candidats en formation alternent donc entre théorie et pratique. Par exemple, le programme comporte des cours sur la rédaction administrative, des cas pratiques ou le développement de connaissances dans la fonction publique. Chaque élève approfondi aussi une option (ressources humaines, comptabilité et finance, etc). Le candidat doit être prêt à prendre ses fonctions quelques semaines après la réussite du concours.

Avec Hupso par exemple, les élèves bénéficient de tous les contenus nécessaires à leur préparation, comme des cours écrits et vidéos, des fiches de révisions ou des exercices d'applications. 

Nos professeurs organisent des concours blancs régulièrement pour s'entraîner en situation d'examen. 

Enfin, grâce au tutorat à distance et au calendrier de révisions personnalisé, vos disponibilités et vos besoins sont pris en compte. Le demandeur d'emploi est donc accompagné en permanence vers la réussite !

 

Comment trouver une formation de secrétaire administratif avec Pôle emploi ?

Quel que soit le parcours de formation envisagé (préparation au concours ou cursus diplômant) vous devez obligatoirement faire votre choix dans le catalogue de formations Pôle emploi.

Pour sélectionner une formation de qualité et correspondant à vos attentes, des critères déterminants s’appliquent :

• Le niveau d'études requis à l'entrée en formation, par exemple le concours de secrétaire administratif est ouvert aux titulaires d'un bac (ou équivalent) et les préparations au concours requièrent souvent ce niveau
• La nature de la formation,  en présentiel ou à distance, en fonction de vos préférences personnelles, de votre mobilité et votre disponibilité
• L’organisation de la formation, notamment le nombre d'heures d'enseignements hebdomadaires ou encore la mise en place de stages ou d’une alternance
• Le coût de la formation et les financements envisageables
• La durée de la formation

Nous vous recommandons de faire une liste de deux ou trois formations selon vos critères. Il arrive que le conseiller Pôle emploi vous demande plusieurs devis. Il faut donc contacter différentes écoles pour le leur demander et en profiter pour poser toute question utile. En optant pour un accompagnement Pôle emploi, le choix final de l'organisme de formation revient à votre conseiller.

Le financement de la formation de secrétaire administratif par Pôle emploi

L’avantage d’un accompagnement à la formation par Pôle emploi est le financement de votre parcours. Un dispositif existe pour prendre en charge le coût de votre formation : l’Aide Individuelle à la Formation (AIF). 

L’AIF est utilisé pour financer toute ou partie des frais d’inscription. Par exemple, il peut venir en complément d’autres financements. Cette aide est accessible à tout demandeur d’emploi inscrit à Pôle emploi, dans le cadre d’un Projet Personnalisé d’Accès à l’Emploi (PPAE). 

Pour que Pôle emploi active ce mécanisme, le centre de formation pré-sélectionné doit remplir le formulaire « Aide individuelle à la formation (AIF) - Devis » (au plus tard 15 jours avant le début des cours). 

Avant de mobiliser l’AIF, vérifiez si votre Compte Personnel de Formation (CPF) permet de financer la formation. Si le CPF finance partiellement les frais, l’aide Pôle emploi peut compléter le financement.

En parallèle, selon votre situation, ce dispositif se combine avec l'allocation d’aide au retour à l’emploi formation (Aref) ou avec la Rémunération de Formation de Pôle Emploi (RFPE). 

 

Et après une formation de secrétaire administratif avec Pôle emploi ?

Le concours de recrutement

Après une préparation au concours de secrétaire administratif, le candidat se présente à la session de recrutement en cours. Le concours externe (la voie la plus empruntée) se décompose en trois épreuves :

• Un cas pratique à partir d'un dossier ne pouvant excéder 20 pages (épreuve d’admissibilité)
• Une série de six à neuf questions à réponse courte, sur l’option choisie (épreuve d’admissibilité)
• Un oral, divisé en deux parties (épreuve d’admission) : 
  • Une ou plusieurs questions sur un thème en rapport avec le rôle des administrations ou une politique publique 
  • Un entretien de personnalité

Le lauréat est ensuite affecté dans son administration avec un statut de stagiaire. Il sera titularisé à l'issue de sa première année d'exercice

Le métier de secrétaire administratif

Une fois titularisé, vous exercez la fonction de secrétaire administratif. 

Au quotidien, ce  professionnel effectue des missions administratives très variées, notamment :

• La rédaction de documents administratifs (courriers, circulaires, etc.)
• L’organisation du service (gestion des agendas, organisation de réunions ou de déplacements, etc.)
• L’accueil du public, physique et téléphonique
• Le classement, l’archivage et le suivi de dossiers

Dans la fonction publique, le secrétaire administratif est un fonctionnaire de catégorie B. Sa rémunération (appelée traitement) se calque donc sur une grille indiciaire précise. En début de carrière, il touche 1 727 euros bruts par mois. Avec l’ancienneté et l’expérience, le traitement peut s’élever à 2 847 euros bruts.

Pour en savoir plus sur la rémunération : Le salaire de secrétaire administratif

 

L’accompagnement par Pôle emploi pour se former au métier de secrétaire administratif est désormais clair pour vous ? C’est le moment de vous lancer ! Opter pour une préparation au concours complète et rigoureuse, garantissant des contenus de qualité. Chez Hupso, nos équipes sont spécialisées dans la préparation au concours et vous accompagnent de A à Z vers la réussite aux épreuves !