Tout savoir sur l'école de secrétaire administratif

Pour devenir secrétaire administratif, il faut obligatoirement passer (et réussir) un concours de la fonction publique. Néanmoins, les épreuves de sélection demandent des connaissances spécifiques dans le fonctionnement des institutions et les politiques publiques. Une préparation rigoureuse est presque indispensable pour mettre toutes les chances de son côté. Existe-t-il des écoles pour préparer le concours ? Comment fonctionnent-elles ? Quel apprentissage est proposé ? Combien coûte l’entrée en formation ? On vous dit tout sur l’école de secrétaire administratif !

Rappel : le métier de secrétaire administratif

Définition générale

Le secrétaire administratif est un fonctionnaire de catégorie B. En d’autres termes, il est employé dans la fonction publique d’État, territoriale ou hospitalière. Contrairement à un secrétaire du secteur privé, il n’est donc pas salarié.

En revanche, les fonctions du secrétaire administratif regroupent à la fois des missions de secrétariat et un travail administratif. Son travail est donc parfois semblable à celui du secrétaire salarié. 

Pour avoir une idée plus précise du quotidien d’un secrétaire administratif, voici ses missions principales : 

• La gestion et la logistique du service, notamment la communication d’informations en interne ou l’organisation de réunions et rendez-vous professionnels
• La rédaction de documents administratifs, comme des courriers, des circulaires ou encore des dossiers d’usagers
• L’accueil du public, en physique ou à distance (appels téléphoniques, etc.)

En plus de ces rôles principaux, le secrétaire administratif peut exercer des fonctions d’assistant de direction, voire d’animation d’équipe, en fonction de son ancienneté et des ses compétences. 

Si vous souhaitez devenir secrétaire administratif, de multiples domaines sont accessibles. En effet, chaque année, les différents ministères ouvrent des postes au sein de leurs organisations. Par exemple, vous pouvez travailler pour le ministère de la Justice ou celui de l’Agriculture. 

Le métier de Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur (SAENES) est spécialisé dans le système éducatif. Le recrutement est uniquement réalisé par le ministère de l’Éducation nationale et le candidat admis est affecté dans un établissement scolaire. 

Devenir secrétaire administratif : comment faire ?

Un concours de recrutement de la fonction publique permet d’occuper le poste de secrétaire administratif. Si cette voie est la seule donnant accès au métier, trois types de concours sont mis en place, selon le statut du candidat : 

• Un concours externe, pour les personnes en dehors de la fonction publique
• Un concours interne, pour les fonctionnaires, militaires et agents publics (titulaires et contractuels)
• Un troisième concours, réservé aux actifs du privé justifiant d’une expérience professionnelle minimale

Pour en savoir plus sur les modalités : Le concours de secrétaire administratif et SAENES

Les épreuves comportent des écrits (admissibilité) et des oraux (admission), face à un jury composé de professionnels du secteur. Les attentes envers les candidats sont donc élevées chaque année. 

Pourquoi entrer en école de secrétaire administratif ?

Le concours de secrétaire administratif est un concours de recrutement. Autrement dit, il ne s’agit pas d’un concours d’entrée en formation, comme celui d’infirmier par exemple. Théoriquement, aucune école de formation ne forme directement au métier. 

Néanmoins, une école de secrétaire administratif aide à préparer les épreuves du concours. Elle intervient donc en amont du concours, pour que le candidat acquiert les aptitudes et compétences attendues lors de l’examen.

De plus, un cursus préparatoire dans un organisme de formation présente aussi l’avantage de vous former au secrétariat de manière générale. Si la filière publique vous attire moins et que vous désirez exercer dans le privé, entrer en école vous ouvre de nombreuses portes. Les enseignements généraux permettent d’apprendre les bases en administration, afin de se spécialiser. 

Attention, selon votre objectif, vous devez bien choisir votre école. Si vous visez un poste dans la fonction publique, votre suivi doit se focaliser sur les attendus et le programme des épreuves. Si vous hésitez encore, prévoyez de suivre une formation diplômante, afin de vous laisser le choix : tenter le concours ou entrer sur le marché.

Quelle école choisir pour préparer le concours de secrétaire administratif ? 

Si vous vous dirigez vers la voie privée, plusieurs cursus proposent une formation complète dans l’administration et le secrétariat, par exemple : 

• Le bac professionnel - Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités (AGOrA)
• Le bac technologique - Sciences et Technologies du Management et de la Gestion (STMG)
• Le Titre Professionnel (TP) de Secrétaire assistant
• Le Brevet de Technicien Supérieur (BTS) - Gestion de la PME
• Le BTS - Support à l'action managériale
• Le Bachelor Universitaire de Technologie (BUT) - Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA)
• Le BUT - Gestion Administrative et Commerciale (GACO)

L'école qui prépare au diplôme est souvent un centre de formation professionnelle, voire un CFA, un lycée professionnel ou un IUT.

Concernant la préparation au concours, seul le programme des épreuves est défini. Autrement dit, les candidats choisissent librement l'école qui les accompagne. Cependant, pour choisir un accompagnement idéal et complet, basez-vous sur les critères suivants :

• L’organisme est reconnu par l’État (Qualiopi, Data Dock)
• Le contenu correspond au programme du concours
• Le contenu est conçu par des professionnels et/ou des experts
• Les ressources pédagogiques sont variées et qualitatives (QCM, exercices corrigés, cartes mentales, etc.)
• Un accompagnement personnalisé est garanti (tutorat, coaching, etc.)

Chez Hupso, notre préparation au concours se base sur un accompagnement humain, avec un suivi personnalisé et adapté à chacun de nos apprenants. Envie de réussir votre concours ? Découvrez notre méthode !

 

Entrer en école de secrétaire administratif : comment faire ?

Dans les parcours diplômants, il arrive que les écoles organisent une sélection à l'entrée en formation. Cette sélection se fait généralement à partir de tests de culture générale ou d’exercices de rédaction et d'un entretien de motivation. Chaque école est libre d'organiser sa propre sélection. Parfois, le recrutement se fait uniquement sur des critères, par exemple en termes de diplôme (être titulaire du bac ou d'un diplôme équivalent, etc.).

Pour préparer le concours, les écoles prennent souvent en compte les conditions d’éligibilité au concours et à la fonction publique pour admettre des élèves en formation : 

• Être titulaire d'un baccalauréat (ou d’un diplôme de niveau équivalent)
• Être de nationalité française ou ressortissant d'un pays européen
• Jouir de ses droits civiques, notamment le droit de vote 
• N'avoir fait l'objet d'aucune condamnation incompatible avec les fonctions de secrétaire administratif
• Faire sa Journée Défense et Citoyenneté (JDC)
• Être physiquement apte à exercer les fonctions de secrétaire administratif

Chez Hupso, nous accompagnons donc tous les candidats motivés et éligibles, jusqu'à la réussite de leur concours de secrétaire administratif de la fonction publique d'État.

 

Le programme d’une école de secrétaire administratif

Dans une école de préparation au concours de secrétaire administratif 

Les élèves visent la réussite aux épreuves du concours. La majorité des écoles établissent donc un programme hybride, entre théorie et pratique. 

Par exemple, avec Hupso, les élèves bénéficient de contenus de qualité, notamment :

• Des cours écrits et vidéos
• Des fiches de révisions
• Des exercices d'applications, corrigés et basés sur des sujets d'examens 
• Des concours blancs réguliers 
• Des entraînements à l'oral, en visioconférence

Grâce au tutorat à distance et au calendrier de révisions personnalisé, notre accompagnement tient compte des disponibilités et des besoins de chacun. 

Au programme : rédaction administrative, connaissance de la fonction publique et approfondissement de l'option choisie (ressources humaines, comptabilité et finance, etc.). Les lauréats prennent très vite leurs fonctions et doivent être capables de mener à bien leurs missions. Avec Hupso, vous aurez toutes les clefs en main pour réussir !

Dans une école de formation diplômante

Les écoles proposant une formation diplômante conçoivent leurs contenus à partir de référentiels précis. Il s'agit d'un document, généralement établi par le Ministère de l'Éducation Nationale ou du Travail, définissant les objectifs de la formation (connaissances et compétences).

Quel que soit le titre ou diplôme préparé, l'élève doit acquérir des compétences générales, par exemple en rédaction, en informatique, en communication ou en accueil. La progression se vérifie ensuite par le biais du contrôle continu ou d'un examen final. 

FAQ : vos questions, nos réponses !

Quel est le coût d’une école de secrétaire administratif ?

Le coût moyen de la scolarité varie d’une école à l’autre. En fonction du statut de l’établissement et de l’élève, les frais d’une école de préparation au concours de secrétaire administratif varie entre 400 et 2 000 euros. 

Plusieurs critères expliquent la différence de prix, notamment le nombre d'heures d'enseignement, la qualité des cours ou encore la disponibilité des professeurs. Plus que le prix lui-même, prenez en compte le rapport coût/services au moment de votre choix !

Dans de nombreux, un financement est souvent possible, principalement : 

• Les aides du Conseil régional 
• L’utilisation du Compte Personnel de Formation (CPF)
• Le financement par Pôle-emploi
• La participation de l’employeur

Pour en savoir plus sur les financements : Comment faire financer sa formation en France ?

Combien de temps dure une école de secrétaire administratif ?

Pour préparer le concours de secrétaire administratif, nous recommandons à nos élèves de commencer leurs révisions assez tôt. Dans la plupart des cas, entre neuf et douze mois de préparation sont nécessaires pour être prêt aux épreuves de sélection.

En revanche, si votre école délivre une formation diplômante, les cours durent généralement entre dix mois en deux ans, selon le niveau du diplôme obtenu.

Alternance ou stage professionnel : une expérience de terrain est-elle possible ?

Oui ! Cependant, toutes les écoles ne prévoient pas l’accès à un dispositif professionnalisant. Renseignez-vous directement auprès de l’établissement avant de payer pour une formation. 

Par exemple, l’accompagnement de Hupso prévoit la possibilité d’obtenir des conventions de stage en illimité, tout au long de votre cursus. Ainsi, de nombreux élèves suivent leurs cours en parallèle d’un stage professionnel, afin de mettre en pratique leurs connaissances.

Est-il possible de suivre un enseignement à distance ?

Oui ! Un organisme de formation à distance est souvent synonyme de flexibilité. Les cours sont adaptés à la progression de chaque individu et calqués sur leur emploi du temps personnel. En revanche, assurez-vous que l’enseignement proposé soit complet et qu’un accompagnement régulier soit fourni !

Dans une classe préparatoire, les cours en physique garantissent moins de flexibilité mais l’encadrement est plus fort. Les élèves respectent des horaires et des consignes spécifiques, plus contraignantes. 

 

Vous savez désormais tout sur l’école de secrétaire administratif. Ces établissements servent principalement à apprendre les connaissances requises pour réussir le concours. Attention, l’offre d’écoles est assez large sur le marché ! Il faut donc identifier les meilleures options et surtout prendre en compte le rapport qualité des écoles qui vous intéressent. Chez Hupso, nos méthodes et nos tarifs sont transparents, pour permettre aux élèves de se rendre compte de la qualité de formation dispensée par nos professeurs !