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Les trois formes des écrits administratifs

L’administration utilise trois modèles d’écrits. Pour déterminer lequel est adapté, il faut connaître le sujet dont il est question, la fonction de la personne qui va le signer et, enfin, la qualité (ou la fonction) du destinataire.

La note est un support de communication interne à une administration. Un responsable de service l’utilise pour s’adresser aux agents placés sous sa responsabilité et inversement.

La lettre administrative est un support de communication entre des administrations différentes. Un recteur (ministère de l’Éducation nationale) l’utilise pour s’adresser à un directeur régional de l’action culturelle (ministère des Affaires culturels et de la Communication).

La lettre administrative en forme personnelle est un support de communication entre une administration et une personne extérieure ou une entreprise. Un député l’utilisera pour s’adresser à un de ses électeurs.

1. La note ou le rapport

Note : communication interne au sein d’une même administration.

Les titres et les sous-titres peuvent être apparents.

2. Lettre administrative

Lettre administrative : communication d’une administration à une autre administration.

Ni civilités, ni formules de politesse. Le style du courrier doit être déférent ou respectueux.

3. La lettre administrative en forme personnelle

Lettre administrative en forme personnelle : communication à l’attention d’une personne, d’une entreprise extérieure à l’administration.

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